1. Sổ sách kế toán là gì?

Sổ sách kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. 

Mỗi doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán. Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.

Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

• Ngày, tháng, năm ghi sổ;
• Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;
• Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
• Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
• Bộ Tài chính quy định chi tiết về sổ kế toán.

2. Các loại sổ kế toán dành cho doanh nghiệp theo quy định mới nhất hiện nay

Căn cứ tiểu mục 1 Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định như sau về các loại sổ kể toán:

Sổ kế toán cho doanh nghiệp theo quy định mới nhất hiện nay bao gồm hai loại là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

⇒ Sổ kế toán tổng hợp: 

• Phản ánh số liệu các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng bao quát (tài khoản cấp 1), cung cấp tổng quát các chỉ tiêu phục vụ công tác kế toán;
• Bao gồm các loại sổ: sổ cái, sổ nhật ký – sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ đăng ký các chứng từ ghi sổ.

⇒ Sổ chi tiết kế toán: 

• Phản ánh chi tiết hóa số liệu trên sổ tổng hợp, được mở theo tài khoản chi tiết kế toán (tài khoản cấp 2, cấp 3). Sổ này cung cấp thông tin về tình hình hoạt động tại đơn vị chi tiết, phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp;
• Bao gồm các loại sổ như: sổ kế toán chi tiết vật tư, phải thu của khách hàng, phải trả nhà cung cấp.

3. Cách mở, ghi sổ kế toán, chữ ký và sửa chữa sổ kế toán 

Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 26,27 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015:

Mở sổ: Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

• Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
• Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

Ghi sổ: Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
Khóa sổ: Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Chữ ký: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ số chứng chỉ hành nghề.
Sửa chữa sổ kế toán: Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật Kế toán. Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố.

4. Đại Tín cung cấp dịch vụ hoàn thiện chứng từ và lập sổ sách kế toán, cụ thể:

– Lập các chứng từ kế toán: nhập, xuất, thu, chi;

– Lập các sổ chi tiết tính giá thành sản phẩm, sổ kho hàng hóa, phải thu, phải trả;

– Lập các mẫu biểu phân bổ, khấu hao… theo quy định;

– Lập sổ cái các tài khoản;

– Lập sổ nhật ký chung.